Política de tratamiento de datos

INTRODUCCIÓN

En virtud de lo establecido en la Ley 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, según la cual todas las entidades públicas o privadas que manejen Datos Personales, deberán adoptar las Políticas de Datos Personales y los procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para asegurar el efectivo ejercicio de los derechos de los Titulares.

Estas Políticas de Datos Personales son obligatorias para FITTPRO SAS sus administradores, sus empleados y sus funcionarios. Estos serán responsables a su vez por garantizar que las mismas sean conocidas por terceros, clientes, proveedores y contratistas que con ocasión de una relación contractual puedan llegar a tener acceso a la información de las bases de Datos Personales frente a las cuales FITTPRO SAS sea Responsable o Encargado del Tratamiento.

En cumplimiento a lo establecido en los literales d) y e) del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, para efectos de este documento, FITTPRO SAS, en calidad de Responsable del Tratamiento de los Datos Personales de los Titulares que reposan en sus Bases de Datos, han adoptado la presente Políticas de Protección de Datos Personales para garantizar que la recolección y Tratamiento que se hace de los Datos Personales se ajuste las disposiciones legales vigentes.

CAPÍTULO I. DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO PRIMERO: IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN:

FITTPRO SAS
Domicilio: Carrera 6 N° 7-35 Piso -1 Local 19
Teléfono: 3217828227
Correo electrónico: [email protected]

ARTÍCULO SEGUNDO: NORMA LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN:

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones complementarias.

Esta Política principalmente se entienden aplicables a las Bases de Datos en las cuales FITTPRO SAS sea la Responsable del Tratamiento, tales como: las Bases de Datos de los trabajadores de todos los niveles, las Bases de Datos de clientes, prospectos de clientes, las Bases de Datos de proveedores/contratistas y a todas las Bases de Datos que se encuentren en poder de FITTPRO SAS. Así mismo, esta Política aplica para las relaciones entre FITTPRO SAS como responsable y cualquiera de sus Encargados.

ARTÍCULO TERCERO: DEFINICIONES:

Para efectos de la ejecución de la presente Política y de conformidad con la normativa legal, serán aplicables las siguientes definiciones:

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales, de acuerdo con la finalidad informada por el Responsable.

b) Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.

c) Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.

d) Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

e) Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

f) Dato privado: Aquel que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.

g) Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

h) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

i) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.

j) Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

k) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

l) Transferencia: Tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

m) Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

ARTÍCULO CUARTO: PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

El Tratamiento de Datos Personales en FITTPRO SAS se regirá por los siguientes principios:

a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.

b) Principio de finalidad: El Tratamiento de los Datos Personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular.

b) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

d) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de FITTPRO SAS en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

e) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, de la Ley y la Constitución. El Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y /o por las personas que autorice la Ley. Los Datos Personales, salvo la información pública,
no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.

f) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de FITTPRO SAS se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

ARTÍCULO QUINTO:

El Tratamiento de los Datos Personales de los Titulares se llevará a cabo por parte de FITTPRO SAS con las siguientes finalidades:

a) Bases de Datos de trabajadores: Comprende los datos de trabajadores activos y retirados de FITTPRO SAS así como pensionados para la siguiente finalidad: seguimiento, control y gestión en los procesos propios de selección, contratación, nómina, compensación, formación y desarrollo, bienestar, salud ocupacional y gestión ambiental, comunicaciones, seguridad social, parafiscales, información de novedades, reportes a autoridades de vigilancia y control, traslado de información a terceros para pagos y compensaciones de los trabajadores (ejemplo financieras) y demás usos para fines administrativos, comerciales, de contacto y, en general, con el propósito de administrar correctamente la relación laboral por parte de FITTPRO SAScon sus empleados. FITTPRO SAS podrá compartir los datos de sus trabajadores con sus clientes actuales o potenciales, en desarrollo de su relación comercial y con el fin de cumplir con sus obligaciones comerciales y/o contractuales.

b) Bases de Datos de proveedores/ contratistas: Comprende la recolección, almacenamiento, uso, circulación, Tratamiento a nivel nacional e internacional, transferencia, transmisión para administrar correctamente la relación comercial por parte de FITTPRO SAS con sus proveedores/contratistas, ejecutar la relación contractual existente, incluido el pago de obligaciones contractuales; proveer los servicios requeridos; informar sobre los servicios ofrecidos por FITTPRO SAS y/o sobre cambios en los mismos; evaluar la calidad del servicio; enviar a través de cualquier medio creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de FITTPRO SAS con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por FITTPRO SAS y/o por terceras personas; soportar procesos de auditoría interna o externa; control y prevención de fraude; consulta y reporte del riesgo; oferta de productos o servicios; realización de encuestas con fines comerciales, financieros, o publicitarios; dar a conocer noticias relacionadas con los productos y servicios de la Empresa; adelantar procedimientos de seguridad en las instalaciones de la compañía Responsable y/o como medio probatorio ante una autoridad judicial o administrativa, cuando los datos sean obtenidos a través de grabaciones o suministrados por el Titular a la empresa de vigilancia para el ingreso o permanencia en las instalaciones de la compañía Responsable; para fines estadísticos, de consulta, gremiales y actuariales y, en general, el empleo y utilización de todos los datos suministrados con el propósito de desarrollar el objeto social de FITTPRO SAS y lo estipulado en los respectivos contratos y/o documentos comerciales suscritos entre las partes, así como para administrar correctamente la relación comercial por parte de FITTPRO SAS con sus proveedores/contratistas.

c) Bases de Datos de clientes o prospectos: Comprende todos los clientes a quienes se les venden productos o prestan servicios, o prospectos de clientes, y tendrá la siguiente finalidad: recolección, almacenamiento, uso, circulación, Tratamiento a nivel nacional e internacional, transferencia, transmisión para efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la Compañía Responsable, en lo referente al cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información; ejecutar la relación contractual existente, incluido el pago de obligaciones contractuales; proveer los servicios requeridos; informar sobre los servicios ofrecidos por FITTPRO SAS y/o sobre cambios en los mismos; evaluar la calidad del servicio; enviar a través de cualquier medio creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de FITTPRO SAS con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por FITTPRO SAS y/o por terceras personas; soportar procesos de auditoría interna o externa; evaluaciones de servicio; investigaciones de mercado; realizar encuestas, y dar a conocer noticias relacionadas con los productos y servicios de FITTPRO SAS gestionar trámites relacionados con las solicitudes, quejas y reclamos; efectuar encuestas a satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos ya sea directamente por el Responsable o por el Encargado de la información; transmitir los Datos Personales dentro y fuera del país a terceros con los cuales la Compañía Responsable haya suscrito un contrato de transmisión de Datos y sea necesario para el cumplimiento del objeto contractual; control y prevención del fraude; adelantar procedimientos de seguridad en las instalaciones de la Compañía Responsable y/o como medio probatorio ante una autoridad judicial o administrativa, cuando los datos sean obtenidos a través de grabaciones o suministrados por el Titular a la empresa de vigilancia para el ingreso o permanencia en las instalaciones de la Compañía Responsable; fines estadísticos; de consulta, gremiales y actuariales y, en general, empleo y utilización de todos los datos suministrados con el propósito de desarrollar el objeto social de FITTPRO SAS y lo estipulado en los respectivos contratos y/o documentos comerciales suscritos entre las partes, así como, para administrar correctamente la relación comercial por parte FITTPRO SAS con sus clientes.

d) Datos de Socios, Accionistas y Miembros de Junta Directiva: El Tratamiento de los Datos Personales de los Titulares se llevará a cabo por parte de FITTPRO SAS con las siguientes finalidades: Enviar la información pertinente para las reuniones del órgano societario; enviar citaciones a las reuniones de Junta Directiva, Asambleas o Junta de Socios; enviar todos los documentos
relacionados con la gestión de la Junta Directiva, Asamblea de Accionistas o Junta de Socios y los que indica la ley, los estatutos, administración y gestión de acciones; fines estadísticos y de consulta; enviar a través de cualquier medio creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de FITTPRO SAS con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por FITTPRO SAS y/o por terceras personas; realizar encuestas, y dar a conocer noticias relacionadas con los productos y servicios de FITTPRO SAS; adelantar procedimientos de seguridad en las instalaciones de la Compañía Responsable y/o como medio probatorio ante una autoridad judicial o administrativa, cuando los Datos sean obtenidos a través de grabaciones o suministrados por el Titular a la empresa de vigilancia para el ingreso o permanencia en las instalaciones de la compañía Responsable.

e) Datos sensibles y datos de menores de edad: El Tratamiento de los datos sensibles, biométricos, imagen personal y voz, y los datos de menores de edad cuyo Tratamiento fue autorizado, se llevarán a cabo por FITTPRO SAS con las siguientes finalidades:

Llevar a cabo actividades de marketing, captación de clientes, campañas de activación de marca en redes sociales.
Realización de encuestas con fines comerciales, financieros o publicitarios a través de cualquier medio.
Adelantar procedimientos de seguridad en las instalaciones de FITTPRO SAS y/o como medio probatorio ante una autoridad judicial o administrativa, cuando los datos sean obtenidos a través de grabaciones o suministrados por el Titular a la empresa de vigilancia para el ingreso o permanencia en las instalaciones de FITTPRO SAS.
Fines estadísticos, de consulta, gremiales y actuariales.

f) Datos Biométricos – sistema de Video vigilancia: El Tratamiento de los Datos Biométricos y de las imágenes capturadas a través de cámaras de seguridad se llevarán a cabo por parte de FITTPRO SAS con las siguientes finalidades: (i) Las cámaras de seguridad solo captan imágenes, con el fin de monitorear la seguridad de las instalaciones de la Compañía Responsable, (ii) Los Datos recogidos a través de sistemas biométricos se utilizarán para el ingreso a las instalaciones con el fin de preservar la seguridad de las mismas y de las personas que las ocupan. (iii) Salvaguardar la seguridad del personal, proveedores/contratistas y visitantes que ingresen y/o permanezcan en las diferentes instalaciones de la Compañía Responsable; (iv) Adelantar procedimientos de seguridad en las instalaciones de la Compañíaa Responsable y/o como medio probatorio ante una autoridad judicial o administrativa.

CAPÍTULO II DERECHOS Y DEBERES

ARTCULO SEXTO: DERECHOS DE LOS TITULARES:

a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer entre otros ante datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
c. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a los Datos Personales del Titular.
d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo agotamiento del procedimiento de reclamación directa establecido en este documento.
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los Datos Personales cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
g. Los demás derechos que se encuentren contenidos en la normativa vigente respecto de la materia.

PARÁGRAFO PRIMERO:

Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos tanto el Titular como la persona que lo represente deberá demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al Titular.

PARÁGRAFO SEGUNDO:

Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las personas que estén facultadas para representarlos.

ARTÍCULO SÉPTIMO:

DEBERES DE FITTPRO SAS Todos los obligados a cumplir esta Política deben tener presente que FITTPRO SAS está obligada a cumplir los deberes que al respecto imponga la Ley. En consecuencia, se deben cumplir las siguientes obligaciones:

a. Garantizar al Titular de la información, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.
b. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
c. Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los Datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
h. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente Datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
i. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
j. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los Titulares de la información en los términos señalados por los artículos 14 y 15 de la ley 1581 de 2012.
k. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus Datos.
l. Informar a la Autoridad de Protección de Datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
m. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
n. Insertar en la Base de Datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente, sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del Dato Personal.
o. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
p. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.
q. Informar a través de los medios que considere pertinentes los nuevos mecanismos que implemente para que los Titulares de la información hagan efectivos sus derechos.
r. Los demás previstos en la Ley.

ARTÍCULO OCTAVO: LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES:

FITTPRO SAS solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los Datos Personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del Tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los Datos Personales en su posesión. No obstante lo anterior, los Datos Personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

CAPÍTULO III. AUTORIZACIÓN

ARTÍCULO NOVENO: AUTORIZACIÓN.

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de Datos Personales por parte del Responsable, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular. FITTPRO SAS en su condición de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los Titulares, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

9.1 Autorización para el Tratamiento de Datos Sensibles – Cuando se trate de la recolección de Datos Sensibles se deben cumplir los siguientes requisitos:

a) La autorización debe ser explícita.

b) Se debe informar al Titular que no está obligado a autorizar el Tratamiento de dicha información.

c) Se debe informar de forma explicita y previa al Titular cuáles de los Datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo.

9.2. Autorización de Tratamiento de Datos de niños, niñas y adolescentes (NNA)– Cuando se trate de la recolección y Tratamiento de Datos de niños, niñas y adolescentes se deben cumplir los siguientes requisitos:

a) La autorización debe ser otorgada por personas que estén facultadas para representar los NNA. El representante de los NNA deberá́ garantizarles el derecho a ser escuchados y valorar su opinión del Tratamiento teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de los NNA para entender el asunto.

b) Se debe informar que es facultativo responder preguntas sobre Datos de los NNA.

CAPÍTULO IV. PROCEDIMIENTOS DE RECOLECCIÓN, ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN

ARTÍCULO DÉCIMO: ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL:

El área de comunicaciones de FITTPRO SAS será la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el Titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en el artículo sexto de la presente Política, a excepción del descrito en su ordinal d. Para tales efectos, el Titular del Dato Personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo al correo electrónico [email protected], llamar a la línea telefónica de FITTPRO SAS celular 3217828227, o radicarla en la siguiente dirección que corresponde a nuestra oficina: Carrera 6 No. 7-35 Piso -1 Local 19, Armenia, Quindío.

ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO: RECOLECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES.

En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de datos deberá limitarse a aquellos Datos Personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual serán tratados conforme a la normativa vigente. Salvo en los casos expresamente previstos en la Ley, no se podrá recolectar Datos Personales sin autorización del Titular.
No se podrá utilizar medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar Tratamiento de Datos Personales.
Respecto a la recolección de los Datos Personales, FITTPRO SAS manifiesta que:

a) La Información proporcionada por los Titulares podrá ser usada de acuerdo con la finalidad establecida en la presente Política.

b) No se revelará la información de los Datos Personales de los Titulares a terceras partes sin contar con la respectiva autorización.

ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO: DERECHO DE ACCESO.

Es el poder de disposición o decisión que tiene el Titular sobre la información que le concierne. Este derecho conlleva necesariamente el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de Tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades del mismo.

ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO: CONSULTAS:

De conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, los Titulares de la información o sus causahabientes podrán consultar de manera gratuita la información personal del Titular que repose en cualquier Base de Datos de las que sea responsable FITTPRO SAS y ésta estará obligada a suministrar a aquellos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
Para atender las solicitudes que les sean elevadas con relación a las consultas personales, FITTPRO SAS garantiza:

a) Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.

b) Establecer mecanismos fáciles y confiables (formularios, sistemas y otros métodos simplificados) que deben ser informados a través del aviso de privacidad.

c) Utilizar los canales de atención al cliente que actualmente tiene en operación.

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. – Las consultas podrán formularse al correo [email protected] ó en la línea telefónica de FITTPRO SAS celular 3217828227, o radicarla en la siguiente dirección que corresponde a nuestra oficina: Carrera 6 No. 7-35 Piso -1 LOCAL 19, Armenia, Quindío.

ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO: RECLAMOS:

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una Base De Datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante FITTPRO SAS el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a FITTPRO SAS al correo electrónico [email protected] o en la línea telefónica de FITTPRO SAS celular 3217828227, o radicarla en la siguiente dirección que corresponde a nuestra oficina: Carrera 6 No. 7-35 Piso -1 Local 19, Armenia, Quindío, mediante comunicación escrita, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO: IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS.

En cualquier momento y de manera gratuita el Titular o su representante podrán solicitar a FITTPRO SAS la rectificación, actualización o supresión de sus Datos Personales, previa acreditación de su identidad. Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:

a) El Titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad.

b) Su representante, previa acreditación de la representación.

La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por FITTPRO SAS, y contener, como mínimo, la siguiente información:

El nombre y domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
La descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.
En caso de ser necesario, otros elementos o documentos que faciliten la localización de los Datos Personales.

El Titular de los Datos Personales podrá elevar su reclamación a FITTPRO SAS dirigiendo una comunicación escrita al correo electrónico [email protected] o en la línea telefónica de FITTPRO SAS, celular 3217828227, o radicarla en la siguiente dirección que corresponde a nuestra oficina: Carrera 6 No. 7-35 Piso -1 Local 19, Armenia, Quindío.

ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO: PETICIÓN DE ACTUALIZACIÓN Y/O RECTIFICACIÓN:

FITTPRO SAS rectificarán y actualizarán a solicitud del Titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, según el procedimiento y los términos señalados en el artículo anterior, siempre y cuando la solicitud de rectificación y/o actualización incluya las correcciones propuestas debidamente fundamentadas.

ARTÍCULO DÉCIMO SÉPTIMO: PETICIÓN DE SUPRESIÓN DE DATOS:

El Titular de los Datos Personales tiene el derecho de solicitar a FITTPRO SAS su supresión total o parcial, en cualquiera de los siguientes eventos:

Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normativa vigente.
Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, Bases De Datos o Tratamientos realizados por FITTPRO SAS . Sin embargo, este derecho del Titular no es absoluto y en consecuencia FITTPRO SAS podrá negar el ejercicio del mismo cuando:

a. El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos.

b. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

c. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

El Titular tiene derecho a solicitar la supresión de sus Datos Personales que reposan en la Base de Datos de FITTPRO SAS, dirigiendo una comunicación escrita

al correo electrónico [email protected] o en la línea telefónica de FITTPRO SAS celular 3217828227, o radicarla en la siguiente dirección que corresponde a nuestra oficina: Carrera 6 No. 7-35 Piso -1 Local 19, Armenia, Quindío.

ARTÍCULO DÉCIMO OCTAVO: REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN:

Los Titulares de los Datos Personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a FITTPRO SAS para el tratamiento de sus Datos Personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, FITTPRO SAS establece los siguientes mecanismos:
El Titular tiene derecho a revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de sus Datos Personales que reposan en las Bases de Datos de FITTPRO SAS dirigiendo una comunicación escrita al correo electrónico [email protected] o en la línea telefónica de FITTPRO SAS celular 3217828227, o radicarla en la siguiente dirección que corresponde a nuestra oficina: Carrera 6 No. 7-35 Piso -1 Local 19, Armenia, Quindío.
Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto, FITTPRO SAS deberá cesar cualquier actividad de Tratamiento de los datos; y por la otra de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de Tratamiento. En este último caso, FITTPRO SAS podrá continuar tratando los Datos Personales para aquellos fines en relación con los cuales el Titular no hubiera revocado su consentimiento.

CAPÍTULO V. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN

ARTÍCULO DÉCIMO NOVENO. MEDIDAS DE SEGURIDAD.

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, FITTPRO SAS adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el Tratamiento de los Datos Personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.

ARTÍCULO VIGÉSIMO: IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD.

FITTPRO SAS “mantendrán protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para aquellos que tengan acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información. El procedimiento deberá considerar, como mínimo, los siguientes aspectos:

a) Ámbito de aplicación del procedimiento con especificación detallada de los recursos protegidos.
b) Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido en la Ley 1581 de 2012.
c) Funciones y obligaciones del personal.
d) Estructura de las Bases de Datos de carácter personal y descripción de los sistemas de información que los tratan.
e) Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante las incidencias.
f) Procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación de los Datos.
g) Controles periódicos que se deban realizar para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad que se implemente.
h) Medidas a adoptar cuando un soporte o documento vaya ha ser transportado, desechado o reutilizado.
i) El procedimiento deberá mantenerse actualizado en todo momento y deberá ser revisado siempre que se produzcan cambios relevantes en el sistema de información o en la organización del mismo.
j) El contenido del procedimiento deberá adecuarse en todo momento a las disposiciones vigentes en materia de seguridad de los Datos Personales.

Las medidas de confidencialidad y seguridad de la información, implementadas por FITTPRO SAS son:

a) La Base de Datos de FITTPRO SAS reposa en los servidores VPS contratados para ese fin con respaldo de copias de seguridad para evitar pérdidas y encriptado evitando robos.
b) El centro de cómputo está administrado y controlado por los funcionarios de la sección de Redes e Infraestructura de FITTPRO SAS quienes controlan el acceso físico al personal autorizado.
c) Para poder acceder a la información se cuenta con un CRM propio el cual es regulado a través de roles – permisos para los usuarios registrados en la misma lo cual garantiza el apropiado uso de la información la cual no se elimina ni se altera.
d) Los funcionarios del Área Tecnología e Informática con acceso a la Base de Datos firman un contrato de trabajo donde se incluye entre otras obligaciones, cláusulas de confidencialidad, de reserva sobre Bases de Datos de toda clase y se obligan a no divulgar a nadie ninguna información proveniente de terceras personas que el Responsable tenga la obligación de mantener confidencialmente y de la cual tenga conocimiento el trabajador en el curso de su trabajo.
e) Toda información capturada queda guardada en la nube a través de servidores privados contratados con normas de encriptación y seguridad robustos con el fin de proteger dichos activos.
f) El acceso y credenciales de acceso quedan custodiados por el líder del área tecnológica y la gerencia general en un documento privado.